Dokumenty prawne ClubFlow

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z ClubFlow, internetowego systemu typu SaaS wspierającego organizację aktywności sportowych, turniejów, list uczestników, wyników, rankingów, ekranów informacyjnych i pracy operacyjnej klubów sportowych.

Operatorem ClubFlow jest podmiot prowadzący usługę pod marką ClubFlow, zwany dalej „ClubFlow” lub „Dostawcą”. Dane identyfikacyjne operatora, adres kontaktowy i dane rejestrowe powinny być uzupełnione w panelu Superadmina przed publikacją komercyjną.

Klub korzystający z ClubFlow zawiera umowę o świadczenie usługi elektronicznej i odpowiada za sposób wykorzystania systemu w relacji z zawodnikami, uczestnikami wydarzeń, pracownikami i współpracownikami.

2. Definicje

• ClubFlow – oprogramowanie SaaS udostępniane przez Dostawcę.
• Klub – podmiot korzystający z ClubFlow w celu organizacji aktywności sportowych.
• Administrator Klubu – osoba zarządzająca kontem klubu w ClubFlow.
• Obsługa – personel klubu korzystający z funkcji operacyjnych, w tym przez sparowane urządzenie klubowe.
• Superadmin – osoba zarządzająca konfiguracją platformy po stronie ClubFlow.
• Zawodnik – osoba, której dane Klub wprowadza lub importuje do systemu.
• Dane Klubu – dane klubowe, listy aktywności, uczestników, wyników, rankingów, sponsorów i ustawień.

3. Zakres usługi

ClubFlow udostępnia narzędzia do prowadzenia aktywności sportowych, w szczególności tworzenia wydarzeń, obsługi list uczestników, importu danych z wybranych źródeł skonfigurowanych przez Klub, generowania rund i wyników, publikowania rankingów oraz eksportu danych.

ClubFlow nie jest organizatorem aktywności prowadzonych przez Klub. ClubFlow nie decyduje o celach ani podstawach prawnych przetwarzania danych zawodników Klubu.

4. Konta i role użytkowników

Dostęp do panelu ClubFlow może być przyznany w rolach: Superadmin, Club Admin oraz Obsługa. Club Admin odpowiada za konfigurację własnego klubu, zarządzanie ustawieniami, wybór źródeł importu, publikację widoków i nadawanie dostępu urządzeniom klubowym. Obsługa korzysta z funkcji operacyjnych w zakresie dopuszczonym przez Klub.

Użytkownik odpowiada za poufność danych logowania oraz za działania wykonywane z użyciem swojego konta, chyba że wykaże, że naruszenie nastąpiło bez jego winy i mimo zachowania należytej staranności.

5. Odpowiedzialność ClubFlow

ClubFlow odpowiada za udostępnienie i utrzymanie systemu, bezpieczeństwo aplikacji, przechowywanie danych, wykonywanie kopii bezpieczeństwa zgodnie z przyjętą polityką, dostępność systemu, logi operacji, możliwość eksportu danych oraz funkcje anonimizacji lub usunięcia danych w zakresie przewidzianym w usłudze.

ClubFlow nie odpowiada za legalność pozyskania danych przez Klub, prawidłowość treści wprowadzonych przez Klub, sposób informowania zawodników przez Klub ani za decyzje organizacyjne Klubu dotyczące wyników, rankingów, zasad turnieju lub dopuszczenia zawodników do udziału.

ClubFlow nie prowadzi marketingu wobec zawodników klubów i nie wykorzystuje danych zawodników do własnych niezależnych celów marketingowych.

6. Odpowiedzialność Klubu

Klub jest administratorem danych osobowych swoich zawodników, uczestników, pracowników i współpracowników w rozumieniu RODO. Klub odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, zakres zbieranych danych, obowiązki informacyjne, poprawność danych, obsługę żądań osób oraz zgodność importu danych z prawem i regulaminami źródeł.

Klub zobowiązuje się nie wprowadzać do ClubFlow danych nadmiarowych, danych szczególnych kategorii, danych niepotrzebnych do organizacji aktywności ani treści bezprawnych.

7. Prawa autorskie i licencja

ClubFlow, jego interfejs, kod, układ funkcji, znaki towarowe, dokumentacja i materiały są chronione prawem autorskim. Klub otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z usługi w okresie obowiązywania umowy i w zakresie wynikającym z abonamentu.

Klub zachowuje prawa do danych i materiałów, które sam wprowadza do systemu, w tym nazw, logo, sponsorów oraz danych sportowych, z zastrzeżeniem obowiązku posiadania praw do ich wykorzystania.

8. Abonament i płatności

Zakres funkcji może zależeć od wybranego planu, okresu abonamentowego i ustaleń handlowych. Opóźnienie płatności może skutkować ograniczeniem dostępu po uprzednim powiadomieniu Klubu, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

9. Rozwiązanie umowy, eksport i usuwanie danych

Klub może zakończyć korzystanie z usługi zgodnie z warunkami umowy lub wybranego planu. Przed zakończeniem współpracy Klub powinien wyeksportować dane, które chce zachować. ClubFlow zapewnia możliwość eksportu danych w zakresie przewidzianym w systemie.

Po zakończeniu współpracy ClubFlow usuwa lub anonimizuje dane zgodnie z dyspozycją Klubu, wymaganiami prawa, potrzebą zachowania logów bezpieczeństwa oraz obowiązkami rozliczeniowymi. Jeżeli zawodnik posiada wyniki, system może zachować rekordy sportowe po usunięciu danych identyfikujących i wyświetlać oznaczenie „Zawodnik usunięty”.

10. Awarie i dostępność

ClubFlow podejmuje rozsądne działania techniczne i organizacyjne, aby zapewnić dostępność usługi. Mogą wystąpić przerwy techniczne, awarie infrastruktury dostawców, przerwy w dostępie do internetu, działania siły wyższej lub błędy integracji zewnętrznych. Odpowiedzialność ClubFlow jest ograniczona do zakresu dopuszczalnego prawem i warunkami umowy.

11. Kontakt

Kontakt w sprawach usługi, bezpieczeństwa, danych i rozliczeń: kontakt@clubflow.pl, chyba że w umowie z Klubem wskazano inny adres.

1. Administrator strony

Administratorem danych osób odwiedzających stronę ClubFlow oraz użytkowników kont administracyjnych jest operator ClubFlow. Dane identyfikacyjne operatora powinny zostać uzupełnione przed publikacją komercyjną. W zakresie danych zawodników wprowadzanych przez Klub administratorem jest Klub, a ClubFlow działa jako podmiot przetwarzający.

2. Cele i podstawy przetwarzania

• obsługa kont użytkowników i logowania – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem;
• świadczenie i utrzymanie usługi SaaS – wykonanie umowy;
• bezpieczeństwo, logi, wykrywanie nadużyć – prawnie uzasadniony interes ClubFlow;
• kontakt handlowy i obsługa zapytań klubów – działania przedumowne lub uzasadniony interes;
• rozliczenia i obowiązki księgowe – obowiązek prawny;
• obsługa zgłoszeń RODO – obowiązek prawny.

3. Zakres danych

ClubFlow może przetwarzać dane użytkowników panelu takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, rola, klub, identyfikator użytkownika, ustawienia dostępu, logi operacji, adres IP, User Agent, daty logowań, akceptacje dokumentów oraz dane rozliczeniowe. Dane zawodników są przetwarzane na zlecenie Klubu w zakresie wprowadzonym przez Klub.

4. Czas przechowywania

Dane kont przechowywane są przez czas korzystania z usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, dochodzenia roszczeń, bezpieczeństwa i spełnienia obowiązków prawnych. Logi bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres uzasadniony ochroną systemu. Dane zawodników są usuwane, eksportowane lub anonimizowane zgodnie z dyspozycją Klubu i umową powierzenia.

5. Odbiorcy i podprocesorzy

Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu, bazy danych, poczty, monitoringu, płatności, narzędzi bezpieczeństwa oraz podmiotom wspierającym utrzymanie systemu. Lista podprocesorów powinna być utrzymywana w panelu dokumentów lub w odrębnym załączniku. ClubFlow korzysta z podprocesorów wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia usługi.

6. Prawa użytkownika

Osoba, której dane dotyczą, może żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia, wniesienia sprzeciwu oraz złożenia skargi do organu nadzorczego. W sprawach danych zawodników należy kontaktować się przede wszystkim z Klubem, który jest administratorem tych danych.

7. Kontakt

Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@clubflow.pl.

1. Strony i role

Administratorem danych jest Klub korzystający z ClubFlow. Procesorem jest ClubFlow, który przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klubu w celu świadczenia usługi SaaS.

2. Przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania

Powierzenie obejmuje przetwarzanie danych w systemie ClubFlow przez czas obowiązywania umowy oraz przez okres konieczny do eksportu, usunięcia, anonimizacji, rozliczeń i zachowania logów bezpieczeństwa. Przetwarzanie obejmuje przechowywanie, porządkowanie, odczyt, modyfikację, eksport, usuwanie, anonimizację, tworzenie kopii bezpieczeństwa i logowanie operacji.

3. Kategorie osób i danych

Powierzenie może obejmować dane zawodników, uczestników wydarzeń, personelu klubu i użytkowników kont. Zakres danych zależy od konfiguracji Klubu i może obejmować imię, nazwisko, nazwę wyświetlaną, identyfikatory importu, wyniki sportowe, udział w aktywnościach, ranking, kontakt, jeżeli Klub go wprowadzi, oraz dane techniczne operacji.

4. Obowiązki ClubFlow jako procesora

• przetwarzanie danych wyłącznie na polecenie Klubu;
• stosowanie środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do ryzyka;
• zapewnienie poufności osobom dopuszczonym do danych;
• wspieranie Klubu w realizacji praw osób w zakresie możliwym dla procesora;
• zgłaszanie naruszeń danych bez zbędnej zwłoki po ich stwierdzeniu;
• prowadzenie logów operacji istotnych dla bezpieczeństwa i rozliczalności;
• umożliwienie eksportu, usunięcia lub anonimizacji danych zgodnie z funkcjami systemu.

5. Obowiązki Klubu jako administratora

Klub odpowiada za podstawę prawną przetwarzania, obowiązki informacyjne wobec zawodników, zgodność importu danych z prawem, zakres danych wprowadzanych do ClubFlow, decyzje o publikacji wyników i rankingów oraz obsługę żądań osób, których dane dotyczą.

6. Środki bezpieczeństwa

ClubFlow stosuje kontrolę dostępu, role użytkowników, hashowanie tokenów urządzeń, szyfrowanie transmisji, kopie bezpieczeństwa, logi operacji, ograniczanie dostępu personelu, separację danych klubów oraz mechanizmy eksportu, usuwania i anonimizacji. Szczegółowy opis może być aktualizowany wraz z rozwojem usługi.

7. Podpowierzenie

Klub wyraża ogólną zgodę na korzystanie z podprocesorów niezbędnych do świadczenia usługi, w szczególności hostingu, bazy danych, poczty i monitoringu. ClubFlow zobowiązuje podprocesorów do ochrony danych na poziomie nie niższym niż wynikający z niniejszej umowy.

8. Naruszenia ochrony danych

ClubFlow informuje Klub o naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, przekazując informacje dostępne procesorowi. Klub decyduje o zgłoszeniu naruszenia organowi nadzorczemu i osobom, których dane dotyczą, chyba że przepisy stanowią inaczej.

9. Zakończenie współpracy

Po zakończeniu umowy ClubFlow, zgodnie z dyspozycją Klubu, usuwa, anonimizuje lub umożliwia eksport danych, z zastrzeżeniem danych wymaganych do rozliczeń, obrony roszczeń i bezpieczeństwa systemu.

1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie pliki zapisywane w urządzeniu użytkownika przez przeglądarkę. ClubFlow może wykorzystywać również podobne technologie, takie jak localStorage, sessionStorage lub identyfikatory techniczne sesji.

2. Rodzaje cookies

• Techniczne – konieczne do działania logowania, bezpieczeństwa, sesji, zapamiętania ustawień i ochrony przed nadużyciami.
• Funkcjonalne – ułatwiają korzystanie z aplikacji, np. zapamiętują wybrany widok lub stan interfejsu.
• Analityczne – mogą pomagać mierzyć działanie strony i popularność funkcji, jeżeli zostaną włączone zgodnie z prawem i konfiguracją zgód.

3. Zarządzanie zgodami

Cookies techniczne mogą być stosowane bez dodatkowej zgody, gdy są niezbędne do świadczenia usługi. Cookies analityczne lub marketingowe, jeżeli zostaną wdrożone, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika. ClubFlow nie prowadzi marketingu wobec zawodników klubów.

4. Ustawienia przeglądarki

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies technicznych może uniemożliwić logowanie lub prawidłowe działanie panelu.

1. Podział odpowiedzialności

Klub jest administratorem danych zawodników. ClubFlow jest procesorem i wykonuje operacje techniczne na danych wyłącznie w celu świadczenia usługi. Oznacza to, że Klub decyduje, jakie dane zbiera, od kogo, w jakim celu i jak informuje zawodników.

2. Obowiązki Klubu

• ustalić podstawę prawną przetwarzania danych zawodników;
• przekazać zawodnikom informację RODO;
• nie importować danych pozyskanych niezgodnie z prawem;
• ograniczać zakres danych do potrzeb organizacji aktywności;
• obsługiwać żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu i ograniczenia;
• decydować, kiedy dane eksportować, usuwać lub anonimizować;
• kontrolować, kto w klubie ma dostęp do panelu i urządzeń klubowych.

3. Obowiązki ClubFlow

ClubFlow zapewnia techniczne działanie systemu, przechowywanie danych, bezpieczeństwo dostępu, kopie bezpieczeństwa, logi operacji, eksport danych, anonimizację i usuwanie w zakresie funkcji systemu. ClubFlow nie przejmuje obowiązków informacyjnych Klubu wobec zawodników.

4. Dokumenty, które Klub powinien posiadać

• własną klauzulę informacyjną dla zawodników;
• regulamin wydarzeń lub zapisów, jeżeli jest stosowany;
• rejestr czynności przetwarzania, jeżeli jest wymagany;
• procedurę realizacji praw osób;
• procedurę reagowania na naruszenia ochrony danych;
• umowę powierzenia z ClubFlow oraz ewentualnie innymi dostawcami.

5. Usunięcie i anonimizacja zawodnika

Jeżeli zawodnik nie ma wyników ani powiązań wymagających zachowania historii, Klub może usunąć dane zgodnie z funkcją systemu. Jeżeli zawodnik posiada wyniki, ClubFlow powinien umożliwiać anonimizację danych osobowych i pozostawienie neutralnego wpisu sportowego „Zawodnik usunięty”.